UIN Sultanah Nahrasiyah Lhokseumawe Perkuat Tata Kelola Dokumen Akademik Melalui Standarisasi Penomoran Terpadu
www.uinsuna.ac.id – UIN Sultanah Nahrasiyah Lhokseumawe terus memperkuat tata kelola administrasi akademik melalui berbagai inovasi sistem layanan. Salah satu langkah strategis yang tengah dikembangkan adalah penyusunan Pedoman Pengelolaan Ijazah dan Dokumen Akademik, yang mengatur secara komprehensif tata kelola penerbitan ijazah, transkrip nilai, register lulusan, hingga sistem penomoran dokumen akademik secara terpadu di tingkat universitas.
Inovasi tersebut diprakarsai oleh Kepala Bagian Umum dan Layanan Akademik, Yusnidar, S.Ag., M.H., sebagai bagian dari komitmen UIN Sultanah Nahrasiyah Lhokseumawe dalam membangun sistem administrasi akademik yang lebih tertib, terstandar, akuntabel, dan adaptif terhadap perkembangan regulasi pendidikan tinggi pasca transformasi kelembagaan menjadi universitas.
Salah satu substansi utama dalam pedoman tersebut adalah penerapan sistem penomoran transkrip nilai yang terpusat di tingkat universitas. Selama ini, penomoran transkrip masih dilakukan secara mandiri oleh masing-masing program studi sehingga belum memiliki standar yang seragam. Kondisi tersebut berpotensi menimbulkan perbedaan format, menyulitkan penelusuran dokumen, serta belum mendukung pengendalian administrasi akademik secara optimal.
Melalui sistem yang sedang dikembangkan, Nomor Ijazah tetap menggunakan Nomor Ijazah Nasional (NINA) sesuai ketentuan pemerintah, sedangkan nomor transkrip nilai akan ditetapkan secara terpusat oleh Biro Administrasi Umum, Akademik, dan Kemahasiswaan dengan format penomoran yang berlaku secara seragam bagi seluruh fakultas dan program studi.
Menurut Yusnidar, kebijakan tersebut bukan sekadar perubahan format penomoran, melainkan bagian dari penguatan tata kelola administrasi akademik yang berorientasi pada peningkatan kualitas layanan dan sistem pengendalian internal.
"Kami ingin setiap dokumen akademik memiliki identitas yang unik, terstandar, mudah ditelusuri, dan terintegrasi dengan sistem informasi akademik universitas. Dengan penomoran yang terpusat, proses verifikasi dokumen akan lebih cepat, akurat, serta memperkuat akuntabilitas pengelolaan administrasi akademik," ujarnya.
Lebih lanjut, Yusnidar menjelaskan bahwa penerapan sistem tersebut juga akan mendukung digitalisasi layanan akademik, meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, mempermudah proses verifikasi oleh pengguna layanan, serta memperkuat pengawasan internal terhadap penerbitan dokumen akademik.
Selain mengatur sistem penomoran transkrip nilai, pedoman yang sedang disusun juga mencakup pengelolaan Nomor Ijazah Nasional (NINA), register ijazah universitas, pengelolaan blanko ijazah, verifikasi keaslian dokumen akademik, penerbitan surat keterangan pengganti ijazah, legalisasi dokumen akademik, hingga mekanisme pengendalian dan pengawasan oleh Biro Administrasi Umum, Akademik, dan Kemahasiswaan bersama Satuan Pengawasan Internal (SPI).
Penyusunan pedoman ini menjadi bagian dari komitmen UIN SUNA Lhokseumawe dalam membangun tata kelola administrasi akademik yang modern, terintegrasi, dan berbasis standar operasional yang jelas. Langkah tersebut diharapkan mampu memperkuat akuntabilitas pengelolaan dokumen akademik, meningkatkan kualitas layanan kepada mahasiswa dan alumni, serta mendukung implementasi good university governance.
Melalui inovasi ini, UIN Sultanah Nahrasiyah Lhokseumawe tidak hanya membangun standar baru dalam pengelolaan dokumen akademik, tetapi juga memperkuat fondasi transformasi layanan akademik yang profesional, transparan, dan berorientasi pada mutu.
Inisiatif tersebut menjadi salah satu langkah strategis universitas dalam menghadirkan layanan akademik yang unggul, terpercaya, dan mampu menjawab kebutuhan pengelolaan pendidikan tinggi di era digital. (AR)